מכיוון שהמסמך המקורי נכתב ב 1973, ניתן לטעון שהוא אינו מייצג את המציאות הטכנולוגית בה אנו חיים כיום.
מה אומר החוק לגבי תקנות מס הכנסה לסריקת מסמכים ושימוש בארכיון דיגיטלי?
על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות, תשל"ג -1973) כל נישום חייב לנהל פנקס חשבונות וכמו כן לשמור על המסמכים החשבונאים שלו למשך 7 שנים. חוק זה יצר מצב בו בעלי עסקים ישראליים נאלצו במשך שנים לאסוף אינספור ניירת על מנת לתעד על פי החוק את הפעילות שלהם עבור רשויות המס בישראל. אף על פי שהשיטה הזאת עבדה במידה זו או אחרת, רוב בעלי העסקים מתעבים את ההתעסקות האינסופית עם הניירת. למזלם ב 05.06.2013 התפרסם החוזר מס הכנסה מס' 933502 – מטעם רשות המסים אשר בא לתקן ולשפר את החוק משנת 1973 ועל ידי כך לאפשר שימוש בסריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי.
מכיוון שהמסמך המקורי נכתב ב 1973, ניתן לטעון שהוא אינו מייצג את המציאות הטכנולוגית בה אנו חיים כיום. כמעט כל חברה מסחרית ואף ציבורית שמכבדת את עצמה עובדת עם מערכות דיגיטליות ועושה מאמצים לצמצם את השימוש בנייר מכיוון שהוא מזהם את הסביבה והכי חשוב, מכיוון שהוא נתפס כמיושן ולא יעיל ברמה מספקת.
ארכיב דיגיטלי, או בשפה קלה יותר, ארכיון דיגיטלי הינו מערכת ממוחשבת אשר שומרת על מסמכים בצורה מאובטחת עבור מטרות שונות. חשוב לציין שמותר להשתמש רק בארכיב דיגיטלי אשר עומד בחוקים הנוקשים של הרגולטור במדינת ישראל.
על מנת להבין קצת יותר מה הם הסטנדרטים הללו אנו נצטרך לצלול פנימה לפרטים הקטנים.
ממה שניתן לראות, רוח הדיגיטליזציה אכן חדרה למשרדי רשות המסים והם באמת מנסים ליצור שינוי וסטנדרטים יעילים יותר עבור ההתנהלות הכללית מול רשויות המס בישראל.
ניתן לעיין במסמך של הוראות מס הכנסה - ניהול פנקסי חשבונות, תשל"ג -1973, תקנה 36, נספחים ו-ז. בנספחים אלו מתוארות ההגדרות וכמו כן הנהלים אשר מתייחסים לסוגייה של ארכיב דיגיטלי וכמו כן לסריקת קבצים.
נספח ו׳ - כללים לסריקת מסמכים וביעורם
נספח ז׳ - כללים לניהול ארכיב דיגיטלי
הארכיב הדיגיטלי חייב לעמוד בדרישות כגון
כמו כן בחוזר מס הכנסה 9-2013 - שינויים בהוראות ניהול ספרים – סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי ניתן לראות תיקונים והוראות לגבי ניהול ארכיב דיגיטלי. המגמה בישראל ברורה, יותר ויותר עסקים עוברים דיגיטליזציה. תהליך זה יוצר שקיפות וכמו כן נגישות. יותר מכך, התנהלות מסוג זו עוזרת גם לבעלי עסקים וגם לרשויות המס לשמור על החוקים והתקנות בצורה טובה יותר וכמו כן מאפשרת לתת שירות טוב יותר לבעלי העסקים בישראל.
בשלב זה אנחנו רוצים להדגיש שהמערכת המתקדמת של Payper אכן עומדת בכל הרגולציות הנדרשות והיא מאפשרת לכם לקיים ארכיב דיגיטלי על פי כל החוקים ואף מציעה מעבר לכך. אם יש לכם שאלות נוספות לגבי התקנות וכיצד אנו מיישמים אותם, אנו מזמינים אתכם ליצור עמנו קשר בטלפון או מייל ואנחנו נשמח לענות על כל שאלה שיש לכם.
בדומה לנושא של הארכיב הדיגיטלי, נושא סריקת הקבצים מוזכר בנספח ו׳ - כללים לסריקת מסמכים וביעורם, מתוך תקנה 36 בהוראות מס הכנסה, ניהול פנקסי חשבונות, תשל"ג -1973. כמו כן, ישנה התייחסות מפורשת לנושא בחוזר מס הכנסה 9-2013 - שינויים בהוראות ניהול ספרים, סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי. אפשר לומר בזהירות שנושא הארכיון הדיגיטלי וזה של סריקת הקבצים מטופלים על ידי הרשויות באותה נשימה, תת תחומים של אותו תחום.
ישנם דרישות אשר חייבים לעמוד בהן על מנת שהעותקים הסרוקים יחשבו כמסמכים לכל דבר.
אנחנו בPayper גאים במערכת שלנו אשר מבוססת על טכנולוגיית זיהוי תווים אופטי (OCR). מערכת זו לא רק סורקת את הקובץ, אלא בנוסף מעבדת את הכתוב בו לתווים דיגיטלים ועל ידי כך מאפשרת ללקוחות שלנו יכולות כגון חיפוש, יצירת דוחות ועוד. חשוב להדגיש כי המערכת שלנו עומדת בכל הסטנדרטים הדרושים על פי רשויות המסים בישראל.
אם יש לכם שאלות נוספות לגבי תהליך הסריקה או לניהול ארכיב דיגיטלי, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ונשמח לענות בשמחה על כל שאלה שיש לכם.