ניהול הוצאות לעסק או לבית הוא לב ליבו של התנהלות פיננסית נכונה ומוצלחת כלכלית, החשיבות שלה לא ניתן למחלוקת, איזה סוגי הוצאות יש וכיצד נכון לסווגן, והכי חשוב איך לנהל אותם בקלות באופן דיגיטלי, קרא עוד.
כל עסק על מנת לשרוד ואף לשגשג, חייב שיהיה לו את היכולת להעריך את מצבו הפיננסי. ניהול הוצאות והכנסות הינו כלי יעיל לשם השגת מטרה זו. היום אנו נדבר על למה וכיצד יש לעשות ניהול הוצאות ביעילות מירבית.
כמו שאתם בוודאי כבר יודעים, כל בעל עסק בישראל חייב לשלם מיסים לרשויות המס. מכיוון שבעלי עסקים אוספים את החשבוניות והקבלות שלהם על מנת לקבל החזר מס ממס הכנסה והמע״מ, רוב בעלי העסקים בישראל כבר מנהלים הכנסות והוצאות על בסיס יומיומי בצורה כלשהי. השאלה המרכזית היא כיצד הם עושים את זה והאם שיטה זו יעילה מספיק עבורם.
בפשטות, ניהול הוצאות הוא בעצם תהליך הרישום של הוצאות והכנסות העסק. ניהול ורישום זה מאפשר לנו לראות בצורה צלולה יותר את מצבנו הכלכלי, ואף לנסות לחזות את המצב העתידי שלנו על בסיס הנתונים שאספנו בצורה טובה ויעילה.
לכל עסק יש הוצאות, רק חלקן מוכרות כהוצאה מוכרת על ידי רשויות המס בישראל.
הוצאות קבועות, מדובר פשוטו כמשמעו בהוצאות הקבועות של העסק שלכם. לדוגמה משכורות לעובדים, הוצאות תקשורת, שכירות למשרד, ארנונה, וכו׳. הוצאות אלו פחות או יותר קבועות כל חודש. לרוב אנו לא נצפה לשום הפתעה מהוצאות אלו. הוצאות מסוג זה הן דוגמה קלאסית עבור החזר מס. לאחר שאנו נתעד הוצאות אלו בתוכנה כגון זו שמציעה Payper, אנו נכין את התיק שלנו עבור רשויות המס על מנת לקבל את החזר המס המגיע לנו בחוק.
הוצאות משתנות, מדובר בשלל הוצאות אשר תרמו לעסק על מנת לייצר רווחים. זה יכול להיות חומר הגלם שאיתו אתם מייצרים את המוצר שלכם, תקציב השיווק אשר נוצל על קמפיינים בפייסבוק או גוגל, רכישת ציוד חד פעמי כגון אלקטרוניקה ומחשבים, תחבורה ובעצם כל הוצאה אשר מטרתה הייתה לייצר לעסק רווח ומוכרת בחוק כהוצאה מוכרת. חשוב להדגיש, לא כל הוצאה נחשבת כהוצאה מוכרת, לכן חשוב לעקוב אחרי ההנחיות של רשויות המס וכמו כן, מומלץ לנהל תהליך זה בליווי איש מקצוע.
ניהול ההוצאות עוזר לבעלי עסקים וחברות לקבל החזרי מס וכמו כן לחשב את הרווח הנקי שלהם על ידי המשוואה הפשוטה של הכנסות - הוצאות = רווח.
מס ערך מוסף הינו מס שהמדינה מוסיפה על עסקאות אשר נעשו בתחומה. לדוגמה כשאנחנו רוכשים גלידה בקיוסק, אוטו מתצוגה, ואפילו שירותי מוסך לאוטו, בנוסף לתשלום שאנו נשלם לבעל העסק ממנו אנו נרכוש מוצרים או שירותים אלו (ועל ההכנסות הללו הוא ישלם מס למס הכנסה), אנו נשלם בנוסף את המס ערך מוסף באחוזים שהמדינה קבעה. אנו נשלם את ה״תוספת״, ומשם נובע השם מס ערך מוסף, כי מוסיפים אותו למחיר.
העוסקים המורשים והחברות בע״מ נדרשים לדווח ברמה הדו חודשית או החד חודשית על ההכנסות וההוצאות שלהם. אף על פי שמדובר במע״מ ולא במס הכנסה, ניתן לבצע קיזוזים מסוימים על בסיס שינויים בגובה המע״מ ששולם כחלק מההוצאות שלנו בתקופה עליה אנו מדווחים לבין המע״מ שעזרנו לגבות עבור המדינה כחלק מהפעילות העסקית שלנו.
על ידי שימוש במערכת ניהול הוצאות כגון זו שמציעה Payper ניתן לנהל את התהליכים מול המע״מ בצורה טובה, קלה ויעילה יותר מבעבר. על ידי כך תוכלו למצות את כל שמגיע לכם בחוק מרשויות המס בישראל.
בעבר, בעולם הישן, כלומר בעולם בו המחשבים עוד לא היו הכלי המרכזי לשמירת וניהול מידע. בעלי עסקים נאלצו להשקיע שעות בלנהל יומן פיזי מסורבל בו מתועדים כל פעילויות העסק. שיטה זו, אף על פי שאינה נראית יעילה בימינו הוכיחה את עצמה על ידי כך שהתמורות לניהול מסוג זה היו היכולת לקבל החזרי מס, לחשב רווחים, לקרוא את ההיסטוריה של העסק, לבדוק את החולשות והחוזקות, יכולת להסיק מסקנות לגבי מה טוב ומה רע לעסק, ועוד. הדיגיטליזציה בתחום ניהול ההוצאות וההכנסות עשתה מהפך קריטי עבור בעלי העסקים, יועצי מס ורואי החשבון. כיום, בכל רגע נתון בעל עסק יכול לרצות או אף נדרש להציג מידע ספציפי ומדויק של פעולה עסקית כלשהי מהעבר. שימוש בתוכנות כגון זאת של Payper היא בדיוק הכלי שיעזור לכם לשלוט על סיטואציות כגון אלו בצורה קלה אשר לא דורשת שום לחץ מיותר.
על מנת לנהל את העסק בצורה יעילה חברות רבות בוחרות להשתמש בתוכנות ייעודיות אשר עוזרות להם בניהול ותיעוד הפעילות העסקית. תוכנות אלו לא רק עוזרות בתיעוד המספרים הרלוונטים אך בנוסף גם נותנות מענה לשמירת קבלות וחשבוניות על ידי סריקת מסמכים דיגיטליים וכמו כן ניהול ארכיון דיגיטלי בשיטה אשר מאושרת על ידי המדינה. על ידי שימוש במערכת מסוג זו אשר מציעה Payper, ניתן לצפות בכל הפרמטרים של העסק בצורה רחבה ועניינית.
לדוגמא, על ידי סריקת חשבוניות דיגיטליות ניתן לראות את הצטברות הסכומים אשר אנו מצפים לקבל חזרה מרשויות המס. מספרים אלו באופן טבעי יהיו כלולים בתוך מערכת ניהול הוצאות והכנסות כל עוד אתם יודעים כיצד לחשב מה נחשב הוצאה מוכרת מלאה או חלקית. כמו כן, הצטברות המידע יוצר ארכיון דיגיטלי אשר נשאר נגיש לבעל העסק ולכל הגורמים הרלוונטים כגון רואה החשבון שלכם. אנו רוצים להדגיש שניהול זה נועד לא רק על מנת להתכונן להחזר המס, אלא ישנה משמעות הרבה יותר רחבה והיא היכולת לראות את ההתנהלות העסקית שלנו מלמעלה ועל ידי כך להחליט החלטות חכמות יותר על מנת לעזור לעסק לשגשג.
לא רק חברות ובעלי עסקים זקוקים לניהול הוצאות דיגיטלי. רבים נוטים להתייחס אל משק הבית כעסק לכל דבר. במובן מסוים גישה זו נחשבת כגישה יעילה כל עוד אנו זוכרים שמה שנכון לעסק לא תמיד נכון למשפחה שלנו. אך עדיין, עיוורון כלכלי הוא מצב נוראי למשפחה אשר רוצה לשגשג, לגדל ילדים ולחנך אותם כראוי, לטוס לחו״ל לחופשה, ואף להחליט אם כדאי לפתוח עסק. לכן זה לא מקרה שאפליקציות ותוכנות כגון Spending Tracker ו Payper הפכו לכל כך פופולריות בשנים האחרונות בקרב הציבור הרחב בכל העולם.
על ידי שימוש במערכת ניהול הוצאות והכנסות, תוכלו לתעד את הפעילות הכלכלית שלכם ועל ידי כך ללמוד את הדפוסים הכלכליים שלכם. דוגמא פשוטה לכך היא הוצאות האוכל והתחבורה של המשפחה. ייתכן מאוד שעל ידי שימוש בתוכנת ניהול הוצאות יהיה ניתן לגלות שמשק הבית שלכם מוציא סכומים לא הגיוניים ביחס להכנסה שלו. תוכלו לגלות לאן נעלם הכסף כל חודש ועל ידי כך לבצע תהליך של ריפוי והתייעלות.
זה לא משנה אם אתם בעל עסק, או אדם פרטי, כולנו זקוקים לעוד קצת סדר בחיים שלנו על מנת לשגשג. זה היה נכון בעבר, אך כיום זה נכון אפילו יותר מתמיד. בעולם ובזמן שאנו חיים בו, מידע עובר ממקום למקום, מרשות זו לאחרת, מעסק לעסק, במהירות מסחררת והיכולת שלנו לנהל את כל המידע הפיננסי שלנו עם עט ונייר מוגבל בצורה קיצונית. לכן יותר ויותר חברות, בעלי עסקים ואף אנשים פרטיים בוחרים להשתמש בכלים אשר מאפשרים להם גישה נוחה ויעילה לראות את המצב הפיננסי שלהם בכל רגע נתון. ניהול הוצאות והכנסות בצורה דיגיטלית עוזרת לנו להיות פחות מופתעים וכמו כן עוזרת להעריך השקעות וסיכונים בצורה בטוחה, שקטה, ומסודרת יותר.