המאמר המקיף והטוב ביותר שנרשם על מנת לעשות אחת ולתמיד סדר בכל נושא המסמכים, לאחר קריאתו תוכלו להתחיל להפיק מסמכים וחשבוניות דיגיטאליות ללא חשש.
הסבר על נושא מסמכים חשבונאים נדרשים לצורך ניהול עסק, ראשית נגדיר את סוגי ההתאגדות השונים, עוסק מורשה, הינו עסק אשר מורשה להוציא חשבונית מס, ולחייב את הלקוחות, במס ערך מוסף בשיעור הקבוע בחוק נכון לשנת 2021 שיעור המע״מ הינו 17%.
עוסק פטור : הינו עוסק אשר אינו מורשה להפיק חשבוניות מס ולחייב את לקוחותיו בשיעור המ״מ , עוסק זה יכול להפיק חשבוניות עסקה/דרישת תשלום, או ברגע שמקבל את הכסף רשאי להפיק קבלה, אשר מפרטת את מהות התקבול.
סוגי מסמכים :
סיווג על למסמכים:
מסמך חשבונאי, כלומר מסמך שמשפיע על הנהלת החשבונות ומייצר תנועות יומן, בספרי העסק. במסמכים אלו נכללים, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי וקבלות.
מסמכים לא חשבונאים, כלומר של מייצרים תנועת יומן בהנהלת החשבונות של העסק ונוצרים על מנת לתמוך בתהליכים עסקיים שונים בעסק, נכללים בהם הצעות מחיר, חשבונית עסקה, הזמנה ותעודת משלוח.
חשבונית מס : מסמך חיוב רשמי ומוכר לדרישת תשלום מטעם העסק ללקוח, החשבונית למעשה מסמנת את סיום העסקה, ובדרך כלל היא מופקת בסיום העבודה או לאחר אספקת המוצר ללקוח. כל חשבונית חייבת לכלול את פרטי העסק, תאריך, סכום לפני מע״מ, מרכיב המע״מ, והסכום הכולל, כמו כן נדרש לבצע מספור בסדר עוקב עבור כל חשבונית(״מספר אסמכתא״), וציון האם זה מקור או העתק.
קבלה: מסמך המפרט את כניסת התקבול לעסק, ובעצם מפרט את סכום הכסף שהתקבל.
הקבלה בעצם מבצעת סגירה של מסמך החשבונית, אשר חייבה את הלקוח בספרי העסק וקבלת הכסף בעצם סוגרת את החוב של הלקוח מול חשבונית המס.
קבלה חייבת להכיל, תאריך, סכום, מספר סידורי עוקב(אסמכתא), פירוט סוג התקבול, מזומן , צ׳ק, העברה בנקאית, כרטיס אשראי, ביט וכו׳.
חשבונית מס קבלה: מהווה שילוב של שני המסמכים חשבונית מס וקבלה ומהווה בעצם חיוב בגין עסקה ותקבול בגינו שקרו באותו הזמן, עסקה שהתחילה והסתיימה באותו האקט לקוח מגיע קונה סחורה קיבל את הסיורה שילם בגינה במקרה זה נוציא חשבונית מס קבלה.
מבחינה חשבונאית חיוב כרטיס הלקוח ופירעון החוב נעשה באותו הזמן.
מבחינת פרטי חובה בדומה לפרטים בחשבוניות וקבלה.
לתת קישורים לכל מסמך.
חשבונית זיכוי : במקרה של ביטול עסקה לאחר שכבר הפקנו עבורה חשבונית מס נשתמש בחשבונית זיכוי על מנת לזכות את חשבון הלקוח.
פרטים נדרשים כמו בחשבונית מס.
קבלה במינוס במקרה שגם הפקנו קבלה עבור תקבול שקיבלנו ומסיבה כלשהי אנחנו נדרשים לבצע החזר כספי לחקוח ניתן להפיק גם קבלה נפרדת במינוס, מסמך זה יהווה את ההחזר הכספי.
(*) אין מסמך חשבונית זיכוי קבלה - שמבצע זיכוי מוחלט של הלקוח וגם ההחזר אולי נפתח זאת בהמשך :-).
הזמנה / הצעת מחיר /חשבונית עסקה: מסמך לא חשבונאי שנועד להניע עסקאות שבעתיד יהפכו להיות חשבונאיות ונצטרך להפיק בגינן מסמכים.
תעודת משלוח : מסמך אשר נדרש על פי חוק לצרף לכל משלוח שיוצא מבית עסק למעט אם יצאה בגינו חשבונית מס.
תעודת רכש: מסמך שהעסק מוציא על מנת לבקש מעסק אחר לספק עבורו סחורה, המסמך ייפרט מקטים וסוכי פריטים כמויות , ולעיתים גם מחירים, נועד לצורך ניהול המלאי באופן מיטבי.
טיפ, עסקים נוטים לנהל מספר רב של סוגי מסמכים צריך לזכור שגם צריך לתמוך בזה לכן עדיף לבחור סוג אחד/ שניים של מסמכים חשבונאיים ולהשתמש בהם לצורך הנעה ראשונית של עסקאות, מספר רב דל סוגים יכולים ליצור חוסר סדר.
